fbpx

MITRA TEHOSTI TOIMINTAANSA GOOGLE G SUITE PALVELULLA

Kankea etäkäyttö, kansioihin katoilevat tiedostot ja huono mobiilituki jäivät historiaan, kun Mitran IT-ratkaisut siirrettiin pilveen. Omalla palvelimella oleva Microsoft Exchange korvattiin Google G Suiten avulla, jolla saatiin konkreettisia hyötyjä päivittäiseen työskentelyyn ja sisäiseen viestintään. IT-Saimaa oli tuttu kumppani jo ennakkoon, joten oli luontevaa luottaa heihin myös tässä projektissa.

Käytäntöjen kankeus ja tiedonkulun takkuilu sai riittää

Tarve vanhentuneiden työtapojen päivittämiselle oli suuri. Mitra tarjoaa monipuolisia asumisen palveluita ja työntekijät liikkuvat paljon, joten hitaaseen tiedonkulkuun ja huonoihin etäkäyttömahdollisuuksiin ei ollut enää varaa. Hajanainen viestintä ja kankeat työtavat eivät myöskään tukeneet yrityksen tavoitteita ja sitä julkisuuskuvaa, jonka Mitra haluaa välittää asiakkaille ja yhteistyökumppaneilleen.

Tavoitteena oli parantaa yhteistyöskentelyä, nopeuttaa sisäistä viestintää, sekä mahdollistaa pääsy tietoihin mobiililaitteiden avulla.

Ennen Googlen pilvipalveluiden käyttöönottoa Mitrassa käytettiin perinteisiä palvelimen verkkoasemia tiedostojen tallennuspaikkana, ja viestintä nojasi Microsoft Outlook -järjestelmään. Ajan myötä sähköpostin viestitulva ja liitetiedostojen hallinta aiheuttivat turhautumista, ja myös Windowsin hakutoiminto osoittautui tehottomaksi.

Google Driveen sisäänrakennettu hakutoiminto löytää kaiken haetun tiedon hetkessä ja haku kehittyy koko ajan tekoälyn avulla paremmaksi. Haku myös oppii käyttäjän tavoille, joka tehostaa edelleen hakutoimintoa. “Tuntuu uskomattomalta kun kaikki tieto löytyy hetkessä” Toimitusjohtaja Lassi Nurmi kuvailee nykytilannetta. Kuten moni yksityishenkilö myös Nurmi tunsi Googlen palvelut Gmailin kautta entuudestaan ja viimeistään IT-Saimaan esittely sai hänet vakuuttuneeksi, että palvelu sopii täydellisesti organisaation vaatimuksiin.

Googlen toimistosovellukset oli luonteva ratkaisu

Mitra asetti uuden ratkaisun keskeisiksi vaatimuksiksi helppokäyttöisyyden, turvallisuuden ja toimivuuden. Koska tietojen hallinta ja jakaminen olivat vanhan ympäristön suurimpia haasteita, valikoituivat G Suiten toimistosovelluksista erityisesti Drive ja Docs kiinnostavimmiksi vaihtoehdoiksi.

Google Drive tarjosi kaivattua helppoutta tiedostojen hallintaan ja houkutteli näppäryydellään, sillä Drivessa tiedostot on helppo säilyttää, käyttää ja jakaa. Lisäksi niitä pääsee käyttämään missä ja milloin tahansa ja millä tahansa laitteella, turvallisuudesta tinkimättä.

Google Docs kiehtoi erityisesti yhteistyöskentelymahdollisuutensa vuoksi; kaikki osapuolet, niin omat työntekijät kuin yhteistyökumppanitkin, pääsevät käsiksi kaikkiin asiakirjoihin ja taulukoihin reaaliajassa, myös samaan aikaan. Myös muissa G Suiten työkaluissa nähtiin potentiaalia Mitran toiminnan kehittämiseksi ja G Suiten käytön laajentamista onkin tarkoitus jatkaa tulevaisuudessa.

Haussa oli riittävän helppokäyttöinen IT-ratkaisu, joka vastaisi viestinnän ja tiedonhallinnan haasteisiin helpottamalla päivittäistä työntekoa.

Muutoksen tueksi tarvittiin Googlen pilvipalveluihin perehtynyt IT-talo. IT-Saimaa Oy oli jo entuudestaan tuttu IT-kumppani ja heiltä löytyi myös tarvittavaa Google osaamista, joten heidän valinta tähän projektiin oli luontevaa. Siirtymisprojekti aloitettiin pilottiryhmän koulutuksilla, joissa muutama asiakkaan henkilö perehdytettiin tarkemmin G Suiten saloihin.

Migraation kautta käyttöön ja jatkokehitykseen

Käyttöönotto saatiin suunnitellusti maaliin sovitussa aikataulussa ja projekti meni kaikilta osin hyvin. Vanhojen sähköpostien migraatiossa Exchangesta Gmailiin oli pieniä haasteita ja viestejä jouduttiin siirtämään useammassa vaiheessa, mutta loppukäyttäjien päivittäiseen toimintaan tällä ei ollut vaikutusta. IT-Saimaan asiantuntijat olivat koko projektin ajan erittäin palvelualttiita ja kaikki esille tulleet kysymykset selvitettiin. Käyttöönoton jälkeen tukea on tarvittu enää todella vähän ja työntekijät ovat omaksuneet uusien työkalujen käytön pääasiassa erinomaisesti.

Googlen toimistosovellukset ovat nyt käytössä kaikilla Mitran työntekijöillä. Lähes kaikki työntekijöistä on siirtynyt käyttämään myös sähköpostia Gmailin kautta, mutta muutama luottaa vielä perinteiseen Outlookiin, jonka käyttö on myös edelleen mahdollista. Uusia työkaluja hyödyntäneet loppukäyttäjät ovat kokeneet reaaliaikaisen yhteistyöskentelyn erittäin hyödylliseksi, kun Docs mahdollistaa paikasta riippumattoman työnteon. Mobiililaitteilla työskentely on aktiivista etenkin isännöinnin puolella ja käyttäjät arvostavat sitä, että materiaaleihin on helppo päästä käsiksi tableteilla ja älypuhelimilla.

IT-Saimaa tukena myös tulevaisuudessa

G Suite on vastannut Mitran tarpeisiin erinomaisesti ja Googlen pilvipalveluilla on ollut huomattava vaikutus koko organisaation toimintaan; sisäinen viestintä, tiedonhallinta ja työtavat ovat kehittyneet merkittävästi. IT-Saimaa on myös jatkossa mukana tarjoamalla lisäkoulutuksia ja työpajoja työkalujen käyttöön, sekä antamalla jatkuvasti hyödyllisiä vinkkejä uusien sovellusten tehokkaampaan käyttöön.

Muutoksen läpiviennissä on hyvä olla kumppani apuna, joka ohjaa, tukee ja ymmärtää asiakkaan tarpeita syvällisesti.

Nurmi suosittelee kaikille vastaavaa IT-muutosta suunnitteleville organisaatioille kumppania, joka kouluttaa ja tukee uusien teknologioiden käyttöönotossa. “Vaikka etänä saadaan nykyään hoidettua asioita paljon, osaavan paikallisen kumppanin rooli on kuitenkin avainasemassa projektin onnistumisen kannalta. Paikallinen kumppani mahdollistaa myös nopean jatkuvan ja ketterän kehittämisen.” Nurmi päättää.

ITS Training

Tutustu IT-saimaan koulutustarjontaan!